Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych jest Centrum Rehabilitacji „Pomoc” Kateryna Melnyk, prowadząca działalność pod adresem ul. Pańska 96 / lokal 207A, 00-837 Warszawa, NIP 5273054463, REGON 525178770 — dalej „Centrum” albo „my”.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@crpomoc.pl, telefon +48 573 323 068, albo listownie na adres podany wyżej.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych obsługujemy pod powyższymi adresami.

2. Jakie dane zbieramy i skąd

Zbieramy wyłącznie dane, które są nam potrzebne, żeby umówić i przeprowadzić wizytę oraz prowadzić dokumentację, do której zobowiązuje nas prawo.

• Formularz kontaktowy na stronie: imię, numer telefonu, opcjonalnie adres e-mail oraz — jeżeli zdecydujesz się go wpisać — opis dolegliwości. Opis dolegliwości jest daną dotyczącą zdrowia, czyli szczególną kategorią danych. To pole jest nieobowiązkowe.
• Rezerwacja wizyty: wybrana usługa, specjalista i termin oraz dane kontaktowe podane w formularzu rezerwacji.
• Portal pacjenta: numer telefonu i jednorazowy kod SMS, którym potwierdzasz, że numer należy do Ciebie. Alternatywnie adres e-mail z hasłem albo logowanie kontem Google — wtedy otrzymujemy od Google Twój adres e-mail, imię i identyfikator konta.
• Wizyty i dokumentacja: terminy, wykonane usługi, płatności, notatki fizjoterapeuty oraz pliki, które wymieniasz ze swoim fizjoterapeutą.
• Historia z poprzedniego systemu: dane pacjentów i wizyt prowadzone wcześniej w systemie rezerwacyjnym Altegio zostały przeniesione do naszego systemu, żeby zachować ciągłość dokumentacji.
• Dane techniczne: adres IP urządzenia, z którego korzystasz z formularzy i logowania. Adresu IP nie zapisujemy w postaci jawnej — przechowujemy wyłącznie jego nieodwracalny skrót kryptograficzny, który służy do liczenia prób i wykrywania nadużyć.

3. Po co i na jakiej podstawie prawnej

Podstawy prawne pochodzą z rozporządzenia RODO (2016/679) oraz z przepisów polskiego prawa medycznego.

• Kontakt zwrotny i umówienie wizyty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.
• Opis dolegliwości podany w formularzu, zanim zostaniesz naszym pacjentem — art. 9 ust. 2 lit. a RODO, czyli Twoja wyraźna zgoda wyrażona zaznaczeniem pola pod formularzem. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
• Udzielanie świadczeń zdrowotnych oraz prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej — art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z ustawą o działalności leczniczej i ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Dane przetwarzają osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy zawodowej.
• Prowadzenie konta w Portalu pacjenta — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Rozliczenia, faktury i księgowość — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości.
• Bezpieczeństwo systemu: ograniczanie liczby prób logowania i wysyłek kodów SMS oraz rejestr zdarzeń administracyjnych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie danych pacjentów przed nieuprawnionym dostępem.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Nie prowadzimy marketingu wobec pacjentów przeniesionych z poprzedniego systemu i nie wysyłamy im komunikacji marketingowej. Przypomnienie o umówionej wizycie nie jest marketingiem — jest częścią usługi, którą zamówiłeś.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i numeru telefonu nie jesteśmy w stanie oddzwonić ani umówić wizyty. Opis dolegliwości jest w pełni nieobowiązkowy — możesz zostawić samo imię i numer, a resztę opowiedzieć przez telefon albo na wizycie.

Gdy zostaniesz naszym pacjentem, część danych musimy zebrać na podstawie przepisów o dokumentacji medycznej — tutaj nie mamy swobody.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dokumentacja medyczna — 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta).
• Wyjątki z tego samego przepisu: 30 lat w razie zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, 22 lata dla dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia, 10 lat dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją, 5 lat dla skierowań i zleceń lekarza.
• Zgłoszenia z formularza kontaktowego, które nie zakończyły się wizytą — do czasu zakończenia sprawy przez recepcję. Możesz w każdej chwili poprosić o usunięcie takiego zgłoszenia, a my usuwamy je z systemu.
• Dane rozliczeniowe — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Jednorazowe kody logowania — 10 minut, po czym tracą ważność; kodu można użyć tylko raz.
• Sesja zalogowanego użytkownika — wygasa po kilkunastu minutach bezczynności oraz po zamknięciu przeglądarki. Sesję możesz zakończyć samodzielnie, wylogowując się.
• Zapisy zdarzeń bezpieczeństwa i rejestr dostępu personelu do dokumentacji — przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości przetwarzania oraz do dochodzenia i obrony roszczeń.

6. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich nikomu w celach marketingowych. Dane trafiają wyłącznie do podmiotów, które są nam potrzebne do prowadzenia gabinetu, i tylko w zakresie, jaki jest do tego niezbędny.

• Vercel Inc. — dostawca hostingu tej strony internetowej.
• Supabase, Inc. — dostawca bazy danych, w której prowadzimy karty pacjentów i dokumentację medyczną. Serwery stoją w Paryżu (AWS, region eu-west-3), czyli na terenie EOG. Obowiązuje umowa powierzenia przetwarzania.
• Altegio — system rezerwacyjny, w którym recepcja prowadzi bieżący grafik wizyt. Przycisk „Umów konsultację” na naszej stronie prowadzi na stronę rezerwacji Altegio: dane, które tam wpiszesz, trafiają bezpośrednio do nich, a od tego momentu obowiązuje także ich własna polityka prywatności.
• Google Ireland Limited — dopiero wtedy, gdy sam klikniesz mapę i przejdziesz do Map Google. Mapa na naszej stronie jest obrazkiem z naszego serwera i sama z siebie niczego Google nie przekazuje.
• Google Ireland Limited — jeżeli zdecydujesz się zalogować kontem Google.
• SMSAPI (ComVision sp. z o.o.) — operator dostarczający jednorazowe kody i przypomnienia SMS. Otrzymuje wyłącznie numer telefonu i treść wiadomości.
• Resend — dostawca poczty wychodzącej. Przekazujemy mu treść zgłoszenia z formularza na naszej stronie — imię, numer telefonu, adres e-mail i opis, który sam wpiszesz — wyłącznie po to, aby dostarczyć je na naszą własną skrzynkę. Nie wysyłamy przez niego wiadomości do pacjentów.
• Telegram — komunikator, przez który nasi fizjoterapeuci i recepcja odbierają powiadomienia służbowe dwóch rodzajów. Powiadomienie o wizycie zawiera datę, godzinę i czas trwania, nazwę zabiegu, gabinet, imię i nazwisko pacjenta, krótką informację przygotowującą dla specjalisty (na przykład „pierwsza wizyta” albo „rozmowa po ukraińsku”) oraz link do karty pacjenta w naszym systemie; nie zawiera numeru telefonu, opisu dolegliwości ani treści dokumentacji medycznej. Powiadomienie o zgłoszeniu wysłanym z formularza na naszej stronie zawiera imię, numer telefonu i wybrany język, a także informację, że opisałeś swoją dolegliwość — bez treści tego opisu. Każde powiadomienie dostają wyłącznie ci pracownicy, którym imiennie je przypisaliśmy.
• Osoby i firmy obsługujące nasze systemy informatyczne — na podstawie umów powierzenia przetwarzania.
• Podmioty i organy uprawnione na podstawie przepisów prawa, jeżeli wystąpią z żądaniem opartym na przepisie prawa.
• Inni pacjenci ani osoby postronne nie mają dostępu do Twoich danych. W systemie fizjoterapeuta widzi wyłącznie własny grafik i własnych pacjentów; pełny podgląd mają jedynie recepcja i administracja.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców to spółki amerykańskie albo ich europejskie oddziały, których infrastruktura może znajdować się poza EOG. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework).

Powiadomienia służbowe, które nasi fizjoterapeuci i recepcja odbierają w komunikatorze Telegram, trafiają do operatora z siedzibą w Zjednoczonych Emiratach Arabskich. Komisja Europejska nie wydała dla tego państwa decyzji o odpowiednim stopniu ochrony. Dlatego ograniczamy te wiadomości do minimum, jakie pozwala pracownikowi wykonać zadanie, i kasujemy je z komunikatora po 24 godzinach. W powiadomieniu o wizycie jest to data, godzina, czas trwania, nazwa zabiegu, gabinet, imię i nazwisko oraz link do karty w naszym systemie. W powiadomieniu o zgłoszeniu z formularza — imię, numer telefonu i wybrany język: bez numeru recepcja nie ma jak oddzwonić, a oddzwonienie jest jedynym powodem, dla którego zgłoszenie wysłałeś. Tą drogą nie przekazujemy adresu e-mail, numeru PESEL, treści dokumentacji medycznej ani opisu dolegliwości, który wpisałeś w formularzu. Powiadomienia kierowane do pacjentów idą wyłącznie SMS-em, przez operatora działającego w Polsce — do Telegrama nie trafia żadna wiadomość adresowana do Ciebie.

Kopia treści tych powiadomień pozostaje w naszym systemie, żeby recepcja mogła sprawdzić, czy wiadomość dotarła. Przechowujemy ją przez 90 dni, a potem jest automatycznie usuwana.

Dokumentacja medyczna prowadzona przez Centrum spoczywa na serwerach w Paryżu, na terenie EOG. Dostawcą tej bazy jest jednak spółka amerykańska — Supabase, Inc. — której personel może uzyskać do niej dostęp przy obsłudze zgłoszenia technicznego. Takie przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (decyzja 2021/914), włączonych do umowy powierzenia. Poza tym dokumentacji medycznej nie udostępniamy poza EOG.

8. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Korzystamy wyłącznie z rozwiązań niezbędnych do działania strony, o których mowa w art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Nie prowadzimy analityki internetowej, nie osadzamy pikseli reklamowych i nie profilujemy odwiedzających — dlatego nie wyświetlamy banera zgody na cookies.

Mapa dojazdu na stronie kontaktu jest zwykłym obrazkiem serwowanym z naszego serwera — pobraliśmy ją raz i zapisaliśmy u siebie. Przeglądając naszą stronę, nie łączysz się z serwerami Google. Dopiero kliknięcie mapy otwiera Mapy Google w nowej karcie i jest Twoją decyzją.

• Plik cookie sesji zalogowanego użytkownika — pozwala pozostać zalogowanym; znika po zamknięciu przeglądarki albo po wylogowaniu.
• Plik cookie z wybranym językiem — zapamiętuje, czy przeglądasz stronę po polsku, ukraińsku czy angielsku.
• Wpis w pamięci lokalnej przeglądarki z wybranym motywem jasnym albo ciemnym — zostaje na Twoim urządzeniu i nigdy nie jest do nas wysyłany.
• Kroje pisma serwujemy z własnego serwera, a nie z serwerów zewnętrznych.

9. Twoje prawa

Wobec swoich danych masz następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, w tym kopii dokumentacji medycznej,
• prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody albo umowy,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Dwa z tych praw mają ustawowe granice i uczciwie o nich uprzedzamy: dopóki biegnie ustawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej, nie możemy jej usunąć ani zaprzestać przetwarzania na Twój sprzeciw, nawet jeżeli o to poprosisz. Możemy natomiast usunąć dane, które nie są częścią dokumentacji — na przykład zgłoszenie z formularza albo konto w Portalu pacjenta.

Żeby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na kontakt@crpomoc.pl albo zadzwoń pod +48 573 323 068.

10. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Będziemy wdzięczni, jeśli najpierw dasz nam szansę wyjaśnić sprawę bezpośrednio.

11. Decyzje automatyczne i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu. O terminie, specjaliście i przebiegu terapii decyduje człowiek.

12. Jak chronimy dane

• Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótów odpornych na łamanie; nikt z personelu nie zna Twojego hasła.
• Dostęp do dokumentacji jest przypisany do roli: fizjoterapeuta widzi tylko własnych pacjentów, a recepcja nie może tworzyć ani zmieniać notatek klinicznych.
• Każdy dostęp personelu do danych pacjenta zostaje odnotowany w rejestrze zdarzeń.
• Kopie zapasowe bazy są szyfrowane.
• Adresy IP zapisujemy wyłącznie jako nieodwracalny skrót, a treści dotyczące zdrowia nigdy nie trafiają do logów systemowych ani do adresów stron.

13. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania naszych systemów albo przepisy. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na początku tej strony.